Das Wichtigste
- Erlaubt für jeden Büroservice: mechanische Arbeiten wie Belege sammeln, sortieren, scannen, ablegen und an den Steuerberater übergeben (§ 2 Abs. 3 StBerG).
- Nicht erlaubt ohne Befugnis: Belege kontieren, Buchungsanweisungen geben, Steuererklärungen erstellen, steuerlich beraten.
- Buchhalter mit Qualifikation (kaufmännische Abschlussprüfung oder gleichwertige Vorbildung plus drei Jahre Buchhaltungspraxis mit mindestens 16 Wochenstunden) dürfen Kontenpläne anlegen, laufend buchen, Löhne abrechnen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).
- Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben beim Steuerberater oder anderen unbeschränkt befugten Berufen.
Wer darf was?
Vereinfachte Übersicht nach dem Steuerberatungsgesetz. Im Einzelfall kommt es auf die genaue Tätigkeit an.
| Tätigkeit | Büroservice | Buchhalter (§ 6 Abs. 1 Nr. 1) | Steuerberater |
|---|---|---|---|
| Belege sammeln, sortieren, scannen, ablegen | ja | ja | ja |
| Rechnungen nach Vorgabe schreiben, Post, Fristen | ja | ja | ja |
| Unterlagen an den Steuerberater übergeben | ja | ja | ja |
| Belege kontieren, Buchungsanweisungen geben | nein | ja, für laufende Buchungen | ja |
| Kontenplan anlegen | nein | ja | ja |
| Laufende Geschäftsvorfälle buchen | nein | ja | ja |
| Laufende Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung | nein | ja | ja |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung | nein | nein | ja |
| Jahresabschluss, Steuererklärungen | nein | nein | ja |
| Steuerliche Beratung | nein | nein | ja |
„Steuerberater“ steht hier stellvertretend für alle unbeschränkt befugten Berufe nach § 3 StBerG, zum Beispiel auch Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.
Was das Gesetz sagt
Hilfeleistung in Steuersachen
Hilfe in Steuersachen darf geschäftsmäßig nur leisten, wer dazu befugt ist (§ 2 Abs. 1 StBerG). Als Hilfeleistung in Steuersachen gilt jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 2 StBerG). Unbeschränkt befugt sind vor allem Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer (§ 3 StBerG).
Mechanische Arbeiten sind keine Steuerberatung
Nicht als Hilfeleistung in Steuersachen gilt die Durchführung mechanischer Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen (§ 2 Abs. 3 Nr. 2 StBerG). Das Gesetz nimmt davon ausdrücklich das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen aus. Belege sammeln, sortieren, scannen und ablegen ist also für jeden Büroservice erlaubt, die Entscheidung, auf welches Konto ein Beleg gebucht wird, nicht.
Die Ausnahme für Buchhalter
Wer nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen gearbeitet hat, mindestens 16 Stunden pro Woche, darf Kontenpläne anlegen, laufende Geschäftsvorfälle buchen, die laufende Lohnabrechnung machen und die Lohnsteuer-Anmeldung fertigen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Solche Personen dürfen sich als Buchhalter bezeichnen und auf diese Befugnisse hinweisen (§ 8 Abs. 4 StBerG).
Was passiert bei Verstößen?
Wer ohne Befugnis Hilfe in Steuersachen leistet, verstößt gegen § 5 StBerG. Verdachtsfälle melden Finanzbehörden und Steuerberaterkammern an die zuständige Bußgeldstelle, und die Steuerberaterkammer kann wettbewerbsrechtliche Ansprüche prüfen (§ 5 Abs. 2 und 3 StBerG). Befugten Buchhaltern kann das Finanzamt bei dauerhaft unsachgemäßer Arbeit die Tätigkeit für bis zu fünf Jahre untersagen (§ 7 StBerG). Für Sie als Auftraggeber zählt vor allem: Fehler bei Buchungen oder Erklärungen landen am Ende bei Ihnen. Deshalb lohnt es sich, genau zu fragen, wer was macht.
Woran Sie einen seriösen Büroservice erkennen
Sechs Punkte, die Sie bei jedem Anbieter prüfen können, auch bei uns.
Klare Aufteilung
Der Anbieter sagt offen, was er selbst erledigt und was der Steuerberater macht.
Keine Steuererklärung vom Büroservice
Wer keine Befugnis hat, bietet keine Steuererklärung an, auch nicht zum Festpreis.
Direkter Auftrag an den Steuerberater
Den Steuerberater beauftragen Sie selbst. So wissen Sie, wer Ihnen gegenüber verantwortlich ist.
Nachweis der Qualifikation
Wer laufend bucht, sollte die Voraussetzungen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nennen können.
Vertraulichkeit
Wie mit Ihren Unterlagen umgegangen wird, steht in Vertrag und Datenschutzerklärung.
Ehrliche Grenzen
Ein guter Büroservice sagt auch, wann Sie besser direkt zum Steuerberater gehen.
Die Aufteilung bei RA Management
RA Management ist ein Büroservice und kein Steuerberater. Wir übernehmen die mechanischen Arbeiten und die Büroorganisation: Belege sammeln, sortieren, digitalisieren, Rechnungen nach Vorgabe schreiben, Post, Fristen und Sekretariat. Kontieren, Buchen, Lohn, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss und Steuererklärungen übernimmt ein kooperierender Steuerberater, den Sie direkt beauftragen. Wir sorgen dafür, dass bei ihm alles vollständig ankommt. Inhaltliche Fragen klärt er direkt mit Ihnen.
Häufige Fragen
Darf ein Büroservice meine Buchhaltung machen?
Einen Teil davon. Belege sammeln, sortieren, scannen und an den Steuerberater übergeben darf jeder Büroservice. Kontieren und Buchen darf er nur, wenn eine verantwortliche Person die Voraussetzungen nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG erfüllt.
Darf ein Büroservice Belege kontieren?
Nein, nicht ohne Befugnis. Das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen gelten ausdrücklich nicht als mechanische Arbeit (§ 2 Abs. 3 StBerG).
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Der Begriff wird unterschiedlich benutzt. Oft ist damit alles gemeint, was vor dem Buchen passiert. Belege sammeln, sortieren, digitalisieren und auf Vollständigkeit prüfen darf jeder Büroservice. Gehört das Kontieren dazu, braucht es eine Befugnis.
Darf ein Buchhalter die Umsatzsteuer-Voranmeldung machen?
Nach dem Wortlaut von § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG umfasst die Befugnis des Buchhalters das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung, nicht aber die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die übernimmt der Steuerberater.
Wie finde ich einen Steuerberater in Stuttgart?
Zum Beispiel über das Steuerberaterverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer (§ 86b StBerG), das Steuerberater und Berufsausübungsgesellschaften verzeichnet. Wenn Sie noch keinen Steuerberater haben, stellen wir den Kontakt zu unserem kooperierenden Steuerberater her.
Ist dieser Ratgeber eine Rechtsberatung?
Nein. Er gibt allgemeine Informationen zum Steuerberatungsgesetz in der Fassung vom 29. Juni 2026. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.