Kurz gesagt
- Was: ein externes Sekretariat für Telefon, E-Mail, Termine und Schriftverkehr, ohne eigene Stelle.
- Für wen: Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Firmen in Stuttgart und der Region.
- Extra: Pflege Ihres Auftritts auf Instagram und Co., wenn Sie das möchten.
- Sprachen: Deutsch und Albanisch, für Kunden und Geschäftspartner auf beiden Seiten.
Was unser Sekretariat erledigt
Wir richten uns nach Ihren Abläufen und Vorlagen. Was wichtig ist, landet direkt bei Ihnen.
Telefon
Rückrufe, Anfragen und Terminwünsche: Wir kümmern uns darum, damit nichts untergeht.
- Rückrufe nach Absprache
- Anliegen notiert und weitergegeben
- Terminwünsche aufgenommen
E-Mail-Postfach
Ihr Postfach sortiert, Standardanfragen beantwortet, Wichtiges markiert.
- Postfach sortieren
- Antworten nach Vorlage
- Wiedervorlagen
Terminorganisation
Termine mit Kunden, Lieferanten und Behörden koordinieren und im Kalender pflegen.
- Terminabsprachen
- Kalenderpflege
- Erinnerungen
Korrespondenz
Briefe, Anschreiben und Unterlagen sauber formuliert und zum vereinbarten Termin verschickt.
- Schreiben nach Ihren Vorgaben
- Serienbriefe
- Versand und Ablage
Social Media
Ihr Auftritt auf Instagram und Co. gepflegt, damit Kunden sehen, dass Ihr Betrieb lebt.
- Beiträge planen und posten
- Profil aktuell halten
- Nachrichten im Blick
Büroarbeit drumherum
Rechnungen, Ablage und Fristen gehören oft dazu. Das übernehmen wir gleich mit.
- Rechnungen schreiben
- Ablage
- Fristenkalender
So starten wir
Wir lernen Ihren Betrieb kennen, bevor wir für ihn sprechen.
Erstgespräch
Welche Anrufe, Mails und Termine fallen an, wer sind Ihre wichtigsten Kontakte, was darf warten?
Vorlagen und Regeln
Gemeinsam legen wir Antworten, Zuständigkeiten und Erreichbarkeit fest.
Laufender Betrieb
Wir erledigen das Tagesgeschäft und melden uns, wenn eine Entscheidung von Ihnen nötig ist.
Häufige Fragen
Was kostet ein externes Sekretariat?
Das hängt vom Umfang ab: wie viele Anrufe, Mails und Termine anfallen und zu welchen Zeiten. Nach dem kostenfreien Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot, das zu Ihrem Bedarf passt.
Nehmen Sie Anrufe in unserem Namen entgegen?
Wie wir Ihre Telefonate übernehmen, etwa per Rückruf oder Weiterleitung, legen wir im Erstgespräch gemeinsam fest.
Können Sie auch auf Albanisch mit unseren Kunden sprechen?
Ja. Wir betreuen auf Deutsch und auf Albanisch.
Übernehmen Sie auch Social Media?
Ja. Wir pflegen Ihren Auftritt auf Instagram und anderen Kanälen, auf Wunsch zusammen mit dem Sekretariat.
Was passiert mit vertraulichen Informationen?
Vertraulichkeit gehört zu unseren Grundwerten. Wie wir mit Daten umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung.