Kurz gesagt
- Rechnungen: erstellt nach Ihren Angaben zu Kunde, Leistung und Preis, verschickt und abgelegt. Steuersatz und steuerliche Hinweise geben Sie oder Ihr Steuerberater vor.
- Zahlungen: Wir gleichen Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab und melden Ihnen, was fehlt.
- Mahnschreiben: Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach Ihren Vorgaben, auf Ihrem Briefkopf und erst nach Ihrer Freigabe. Zahlungen gehen direkt an Sie.
- Grenzen: kein Inkasso, keine Telefonmahnung, keine Verhandlung mit Schuldnern, keine gerichtlichen Schritte. Einwände und Ratenwünsche klären Sie, steuerliche Fragen Ihr Steuerberater.
Von der Rechnung bis zum Zahlungseingang
Damit Rechnungen zügig rausgehen und Sie offene Posten im Blick haben.
Rechnungen erstellen
Nach Ihren Angaben und Ihrer Vorlage, mit fortlaufender Nummer. Steuersatz und steuerliche Hinweise geben Sie oder Ihr Steuerberater vor.
- Rechnungen nach Vorgabe
- Fortlaufende Nummerierung
- Einheitliche Vorlage
Angebote und Auftragsbestätigungen
Auch vor der Rechnung nehmen wir Ihnen das Schreiben ab.
- Angebote nach Ihren Preisen
- Auftragsbestätigungen
- Nachfassen bei offenen Angeboten
Versand und Ablage
Per E-Mail oder Post, mit Kopie in Ihrer Ablage und beim Steuerberater.
- Versand per E-Mail oder Post
- Geordnete Ablage
- Ausgangsrechnungen für den Steuerberater
Zahlungseingänge prüfen
Regelmäßiger Abgleich: Wer hat bezahlt, was ist offen, was ist überfällig?
- Offene-Posten-Liste
- Abgleich mit dem Kontoauszug
- Kurzer Bericht an Sie
Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben
Nach Ihrer Vorlage und in den Stufen, die Sie festlegen. Versand erst nach Ihrer Freigabe.
- Zahlungserinnerung
- Mahnschreiben auf Ihrem Briefkopf
- Meldung an Sie, wenn nichts eingeht
Büroarbeit drumherum
Post, Ablage und Fristen gehören oft dazu. Das übernehmen wir gleich mit.
- Postbearbeitung
- Fristenkalender
- Korrespondenz
So läuft unser Mahnwesen
Ein Beispiel. Abstände, Ton und Freigabe legen Sie fest, denn es sind Ihre Kunden. Zahlungen gehen immer direkt an Sie.
| Stufe | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | kurz nach Fälligkeit | freundlicher Hinweis, Rechnung noch einmal anbei |
| 1. Mahnung | wenn weiter nichts eingeht | klare Zahlungsfrist, sachlicher Ton |
| 2. Mahnung | nach Ablauf der Frist | letzte Frist, Versand nach Ihrer Freigabe |
| Übergabe an Sie | wenn trotzdem nichts kommt | Sie entscheiden, wie es weitergeht, wir stellen die Unterlagen zusammen |
Allgemeiner Hinweis: Ohne Mahnung kommt ein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, Verbraucher nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Keine Rechtsberatung.
Rechnung, Pflichtangaben, E-Rechnung
Was muss auf eine Rechnung?
Unter anderem Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Welche Angaben Ihr Betrieb genau braucht, zum Beispiel als Kleinunternehmer, legt Ihr Steuerberater fest. Wir setzen die Vorlage danach um.
Und die E-Rechnung?
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen, die vom Umsatz abhängen. Was für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihr Steuerberater. Das praktische Vorgehen stimmen wir im Erstgespräch mit Ihnen ab.
Warum Rechnungen schnell rausgehen sollten
Je später die Rechnung kommt, desto später zahlt der Kunde. Wer Rechnungen direkt nach dem Auftrag verschickt und offene Posten regelmäßig prüft, hat seine Zahlen im Griff und muss seltener mahnen.
Häufige Fragen
Was kostet es, die Rechnungsstellung auszulagern?
Das hängt von der Zahl der Rechnungen und davon ab, ob das Mahnwesen dazugehört. Nach dem kostenfreien Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot.
Schreiben Sie die Rechnungen in meinem Namen?
Ja. Die Rechnungen gehen in Ihrem Namen und mit Ihrer Vorlage raus. Sie geben uns die Angaben zu Kunde, Leistung und Preis.
Übernehmen Sie auch Inkasso?
Nein. Wir bereiten Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben vor, die Sie freigeben und die in Ihrem Namen rausgehen. Mit Ihren Kunden verhandeln wir nicht, Zahlungen gehen direkt an Sie. Ob danach ein Inkassounternehmen oder ein Anwalt eingeschaltet wird, entscheiden Sie.
Mit welchem Programm schreiben Sie die Rechnungen?
Das stimmen wir im Erstgespräch ab. Am einfachsten ist es meist, mit der Vorlage oder dem Programm weiterzuarbeiten, das Sie schon nutzen.
Müssen meine Rechnungen schon E-Rechnungen sein?
Das hängt von Ihrem Betrieb und Umsatz ab. Ihr Steuerberater sagt Ihnen, ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen. Wir richten uns danach.