Das Wichtigste
- Empfang: Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ausstellung 2025 und 2026: Papierrechnungen sind noch erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 noch Papier oder, mit Zustimmung, PDF verwenden.
- Ab 2028: E-Rechnung für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, mit Ausnahmen etwa für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung (§ 27 Abs. 38 UStG). Es geht nur um Rechnungen zwischen Unternehmen.
| Leistung im Jahr | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen | E-Rechnung möglich, Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, sonst noch Papier oder PDF mit Zustimmung; EDI-Verfahren mit Zustimmung noch zulässig |
| ab 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht, Ausnahmen siehe unten |
Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Keine Steuerberatung: Welche Stufe für einen Betrieb gilt, klärt der Steuerberater.
Was ist eine E-Rechnung?
Strukturiert statt PDF
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, sondern wie die Papierrechnung eine „sonstige Rechnung“.
XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland üblich sind die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus. Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, zählen die XML-Daten. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, ein bloßer Verweis auf einen Anhang genügt nicht.
Wie E-Rechnungen ankommen
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Üblich ist die E-Mail mit Anhang, möglich sind auch Portale oder Schnittstellen. Um eine XRechnung zu lesen, braucht es ein Anzeigeprogramm. Die Finanzverwaltung bietet einen kostenlosen Viewer unter e-rechnung.elster.de an. Eine Leitweg-ID ist nur bei Rechnungen an Behörden nötig.
Aufbewahrung
Aufzubewahren ist die XML-Datei, unverändert und acht Jahre lang. Ein Ausdruck reicht nicht. Mehr dazu im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.
Wann keine E-Rechnung nötig ist
In diesen Fällen bleibt eine sonstige Rechnung zulässig, auch nach den Übergangsfristen.
Privatkunden
Für Rechnungen an Verbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss nach § 34a UStDV keine E-Rechnung ausstellen, sie aber empfangen können.
Kleinbeträge bis 250 Euro
Rechnungen bis 250 Euro brutto, etwa Kassenbons, sind ausgenommen (§ 33 UStDV).
Fahrausweise
Fahrkarten, die als Rechnung gelten, sind ausgenommen (§ 34 UStDV).
Viele steuerfreie Leistungen
Bei vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa der Vermietung von Wohnungen, ist eine Rechnung umsatzsteuerlich regelmäßig freiwillig, die E-Rechnungspflicht greift dann nicht.
Empfänger ohne Unternehmereigenschaft
Rechnungen an Vereine, Behörden oder andere Einrichtungen, die die Leistung nicht als Unternehmer beziehen, dürfen sonstige Rechnungen sein. Für Rechnungen an Behörden gelten aber eigene Vorgaben zur E-Rechnung.
So bereiten sich kleine Betriebe vor
Fünf Punkte, die sich unabhängig von der Betriebsgröße klären lassen.
Empfang klären
Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und prüfen, ob Buchhaltung und Steuerkanzlei XML-Dateien verarbeiten.
Aufbewahrung regeln
Die XML-Datei unverändert speichern, nicht nur das PDF oder einen Ausdruck.
Rechnungsprogramm prüfen
Klären, ob die eigene Software XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, und Kundendaten wie E-Mail-Adresse und Kundennummer pflegen.
Umsatzgrenze kennen
Mit dem Steuerberater klären, ob die Grenze von 800.000 Euro für 2027 relevant ist.
Kunden informieren
Geschäftskunden rechtzeitig mitteilen, in welchem Format und an welche Adresse künftig Rechnungen kommen.
Neues BMF-Schreiben vom Oktober 2026
Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025 unter anderem zur Berichtigung von Rechnungen, zur Leistungsbeschreibung und zu Bauleistungen. E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den Vorgaben der früheren Schreiben entsprechen, aber noch nicht den neuen Ergänzungen, werden nicht beanstandet. An den gesetzlichen Übergangsfristen ändert das Schreiben nichts.
Langfristig soll auf der E-Rechnung ein Meldesystem an die Finanzverwaltung aufbauen. Einen festen gesetzlichen Starttermin dafür gibt es in Deutschland noch nicht (Stand Oktober 2026).
Rechnungen schreiben lassen mit RA Management
RA Management schreibt Ausgangsrechnungen nach Ihren Vorgaben, auch als E-Rechnung, wenn Ihr Rechnungsprogramm das unterstützt. Eingehende E-Rechnungen nehmen wir entgegen und legen sie geordnet für die laufende Buchhaltung und den Steuerberater ab. Welche Angaben eine Rechnung umsatzsteuerlich braucht und ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss, entscheidet im Einzelfall der Steuerberater. RA Management ist kein Steuerberater.
Häufige Fragen
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ab 1. Januar 2027, alle anderen ab 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen erlaubt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. Sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können, dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide erfüllen die Anforderungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen zählen die XML-Daten.
Welche Software braucht man, um E-Rechnungen zu empfangen?
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer XRechnung braucht es ein Anzeigeprogramm, zum Beispiel den kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Die XML-Datei muss unverändert aufbewahrt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich durch die E-Rechnungspflicht nichts.