Das Wichtigste
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB).
- 8 Jahre: Buchungsbelege, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Kassenbelege. Verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, gültig seit 1. Januar 2025.
- 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
- Fristbeginn: mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder versandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde.
Welche Unterlage wie lange?
Vereinfachte Übersicht nach Steuer- und Handelsrecht. Ob eine Unterlage ein Buchungsbeleg ist, hängt von ihrer Funktion ab, nicht von ihrer Bezeichnung.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Journale, Konten, Inventare, Lageberichte | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz | 10 Jahre, im Original | § 147 AO, § 257 HGB |
| Verfahrensdokumentation, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 AO, § 14b UStG |
| Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe, auch per E-Mail, z. B. Auftragsbestätigungen | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnkonten | bis Ende des 6. Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung | § 41 EStG |
| Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber | mindestens 2 Jahre | § 17 MiLoG |
| Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind | bis zum Empfang bzw. Versand der Rechnung | § 147 AO |
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei Buchungsbelegen bei zehn Jahren. Keine Rechtsberatung.
Seit 2025: acht Jahre für Buchungsbelege
Was sich geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege im Steuerrecht (§ 147 Abs. 3 AO) und im Handelsrecht (§ 257 Abs. 4 HGB) von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt seit 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Auch Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Für Bücher, Jahresabschlüsse und Geschäftsbriefe hat sich nichts geändert.
Die Frist kann länger laufen
Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel Jahre, für die eine Betriebsprüfung läuft oder Bescheide noch offen sind. Ob das im Einzelfall zutrifft, beurteilt der Steuerberater.
Auch Privatpersonen haben eine Frist
Wer als Privatperson Bau- oder Handwerkerleistungen an einem Grundstück bezieht, etwa am eigenen Haus, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
Was ab 1. Januar 2027 weg darf
Die Rechnung dahinter: Frist ab Jahresende plus Laufzeit. Eine Rechnung vom März 2018 war also bis 31. Dezember 2026 aufzubewahren.
| Unterlage | In der Regel vernichtbar, wenn |
|---|---|
| Buchungsbelege (8 Jahre) | entstanden 2018 oder früher |
| Geschäftsbriefe (6 Jahre) | empfangen oder versandt 2020 oder früher |
| Bücher und Aufzeichnungen (10 Jahre) | letzte Eintragung 2016 oder früher |
| Jahresabschlüsse (10 Jahre) | aufgestellt bzw. festgestellt 2016 oder früher, maßgeblich ist dieses Jahr, nicht das Geschäftsjahr |
| Lohnkonten | letzte Lohnzahlung 2020 oder früher |
Nur, wenn keine Ablaufhemmung greift, die Unterlagen also nicht mehr für offene Steuerfestsetzungen oder Prüfungen gebraucht werden. Ob das so ist, klärt der Steuerberater. Personenbezogene Unterlagen datenschutzgerecht vernichten.
Was die GoBD verlangen
Digital Eingegangenes bleibt digital
Was elektronisch ankommt, etwa eine Rechnung als PDF per E-Mail, ist elektronisch und unveränderbar aufzubewahren. Ein Ausdruck allein reicht nicht (GoBD Rz. 119). Eine E-Mail, die nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung dient, muss dagegen nicht aufbewahrt werden (GoBD Rz. 121).
E-Rechnungen: die XML-Datei zählt
Bei E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD genügt es, den strukturierten Teil, also die XML-Daten, unverändert aufzubewahren. Der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025).
Papierbelege scannen
Papierbelege dürfen gescannt oder fotografiert und danach vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und keine Vorschrift das Original verlangt (GoBD Rz. 136 und 140). Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz sind im Original aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 AO). Wie das Scannen sauber organisiert wird, steht im Ratgeber Belege digitalisieren.
Lesbar während der ganzen Frist
Digitale Unterlagen müssen während der gesamten Frist verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Bei einem Softwarewechsel gehören die alten Daten deshalb in das neue System oder in ein Archiv.
Ordnung im Archiv mit RA Management
RA Management sortiert und digitalisiert Belege, legt sie nach einem festen System ab und übergibt sie geordnet an die Buchhaltung oder den Steuerberater. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Buchhaltung. Was nach Ablauf der Fristen vernichtet wird, entscheiden Sie, wir werfen nichts ohne Ihre Zustimmung weg. RA Management ist kein Steuerberater, steuerliche Fragen klärt ein Steuerberater.
Häufige Fragen
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?
Unternehmer bewahren Eingangs- und Ausgangsrechnungen acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen müssen Rechnungen über Handwerkerleistungen an ihrem Grundstück zwei Jahre aufheben.
Gilt die Frist von acht Jahren auch für alte Belege?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch lief. Belege aus 2017 durften deshalb ab 2026 vernichtet werden, Belege aus 2018 ab 2027, sofern keine Ablaufhemmung greift.
Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?
Geschäftliche Kontoauszüge dienen in der Regel als Buchungsbelege und sind dann acht Jahre aufzubewahren. Kommen sie elektronisch, etwa als PDF aus dem Onlinebanking, gehören sie auch elektronisch ins Archiv.
Dürfen Belege nach dem Scannen weggeworfen werden?
Grundsätzlich ja, wenn das Scannen nach den GoBD dokumentiert ist, die Scans vollständig und lesbar sind und keine Vorschrift das Original verlangt. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder versandt oder die letzte Eintragung gemacht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Das hängt vom Inhalt ab. E-Mails, die als Geschäftsbrief dienen, sechs Jahre, E-Mails mit Belegfunktion acht Jahre. Dient die E-Mail nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung, ist nur die Rechnung aufzubewahren.