Das Wichtigste
- Erlaubt: Papierbelege scannen oder mit dem Smartphone fotografieren, wenn das Ergebnis vollständig, lesbar und unveränderbar gespeichert wird und das Verfahren dokumentiert ist (GoBD Rz. 130 und 136).
- Digital bleibt digital: Was als Datei ankommt, etwa eine PDF- oder E-Rechnung, wird als Datei aufbewahrt, nicht nur ausgedruckt.
- Zeitnah: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten, bei unbaren Vorgängen gilt eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich (GoBD Rz. 47 und 48). Belege nicht monatelang sammeln.
- Übergabe: über den Weg, den Buchhaltung oder Steuerkanzlei vorgeben, häufig ein Belegportal oder die Buchhaltungssoftware, etwa DATEV Unternehmen online oder Lexware Office.
Was die GoBD verlangen
Die GoBD sind die Verwaltungsregeln des Bundesfinanzministeriums für digitale Buchführung und Aufbewahrung (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025).
Vollständig, lesbar, unveränderbar
Ein gescannter Beleg muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, in Farbe, wenn die Farbe etwas aussagt (Rz. 130 und 137). Gespeicherte Belege dürfen nicht so verändert oder gelöscht werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht. Ein einfacher Dateiordner erfüllt das nach den GoBD regelmäßig nicht, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen wie Zugriffsrechte oder Protokollierung dazukommen (Rz. 110).
Verfahrensdokumentation
Wer Papierbelege scannt und danach vernichtet, beschreibt das Verfahren: wer scannt, wann gescannt wird, welche Belege erfasst werden, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft und Fehler protokolliert werden (Rz. 136). Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband bieten dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation an. Der Umfang richtet sich danach, wie komplex Betrieb, Abläufe und eingesetzte Technik sind.
Und das Papier danach?
Nach dem Scannen wird nur noch mit der Datei gearbeitet (Rz. 139). Das Papier darf grundsätzlich vernichtet werden, soweit keine Vorschrift das Original verlangt (Rz. 140). Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Wie lange was aufzubewahren ist, steht im Ratgeber Aufbewahrungsfristen.
E-Rechnungen
Bei E-Rechnungen zählt die XML-Datei. Sie wird unverändert gespeichert. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält. Mehr im Ratgeber E-Rechnung.
Wie Belege zur Buchhaltung kommen
Welcher Weg passt, bestimmt meist die Software von Buchhaltung oder Steuerkanzlei. Die Nennung von Programmen ist keine Empfehlung.
DATEV Unternehmen online
Belegportal, das in der Regel die Steuerkanzlei einrichtet. Belege kommen per App (DATEV Upload mobil), per Upload im Browser oder per E-Mail-Weiterleitung hinein.
Lexware Office
Buchhaltungssoftware mit Belegerfassung per App oder Upload. Die Steuerkanzlei kann einen eigenen Zugang zu den Daten erhalten.
Belegfoto per App
Praktisch unterwegs, etwa für Tank- oder Bewirtungsbelege. Wichtig: ganzer Beleg im Bild, gerade aufgenommen, Text gut lesbar.
Scanner im Büro
Für größere Mengen Papier ein Dokumentenscanner mit Einzug. Mehrseitige Belege als eine Datei speichern.
Eigene Ordnerablage
Möglich, aber nur mit zusätzlichen Maßnahmen gegen Änderung und Löschung sowie einer Beschreibung des Verfahrens.
Papier im Ordner
Wer nicht scannt, übergibt Papier geordnet nach Monat sowie Eingang und Ausgang. Was digital ankommt, bleibt trotzdem digital.
Belege in fünf Schritten übergabefertig
Ein einfacher Ablauf, der für Selbstständige und kleine Betriebe funktioniert.
Sammeln
Alle Belege an einem Ort bündeln: Papier in einer Eingangsmappe, Dateien in einem festen E-Mail-Postfach oder Portal.
Digitalisieren
Papier zeitnah scannen oder fotografieren, ein Beleg pro Datei, vollständig und lesbar.
Benennen und trennen
Einheitlich benennen, etwa Datum, Lieferant, Betrag. Nach Monat, Eingang und Ausgang ordnen, betriebliche und private Belege trennen.
Vollständigkeit prüfen
Mit dem Kontoauszug abgleichen: Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg? Fehlende Belege beim Lieferanten nachfordern.
Übergeben
Im vereinbarten Rhythmus über den vereinbarten Weg übergeben, monatlich oder quartalsweise, rechtzeitig vor den Fristen der Buchhaltung.
Belegservice von RA Management
RA Management sammelt, sortiert und digitalisiert Belege, prüft sie auf Vollständigkeit, fordert fehlende Belege nach und lädt sie im Portal oder Programm hoch, das Ihre Steuerkanzlei nutzt. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Buchhaltung in DATEV oder Lexware. RA Management ist kein Steuerberater: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und die Frage, ob eine Ausgabe steuerlich absetzbar ist, gehören zum Steuerberater.
Häufige Fragen
Darf man Belege mit dem Handy fotografieren?
Ja. Die GoBD erlauben die bildliche Erfassung ausdrücklich auch mit Smartphones, wenn das Bild vollständig und lesbar ist, unverändert gespeichert wird und das Verfahren dokumentiert ist.
Müssen Papierbelege nach dem Scannen aufbewahrt werden?
In der Regel nicht, wenn das ersetzende Scannen nach den GoBD dokumentiert ist und keine Vorschrift das Original verlangt. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz sind im Original aufzubewahren. Welche Originale im Zweifel bleiben, klärt der Steuerberater.
Wie kommen Belege zum Steuerberater?
Über den Weg, den die Kanzlei vorgibt, häufig ein Belegportal wie DATEV Unternehmen online mit App und Upload oder ein Zugang zur Buchhaltungssoftware wie Lexware Office.
Wie lange müssen digitale Belege aufbewahrt werden?
Genauso lange wie Papierbelege: Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Die Dateien müssen in dieser Zeit lesbar und auswertbar bleiben.
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Elektronisch eingegangene Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei unverändert zu speichern.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Beschreibung, wie Belege im Betrieb erfasst, digitalisiert, geprüft und abgelegt werden. Sie macht das Verfahren nachprüfbar und ist mindestens so lange aufzubewahren wie die Unterlagen, zu deren Verständnis sie nötig ist.